CABARAN UTAMA JABATAN KESELAMATAN

Satu contoh untuk sebuah universiti

Pelaksanaan pengurusan persepsi, bagi dua  cabaran yang berbeza tetapi saling berkaitan:

1. Bagaimana menjadikan anggota keselamatan universiti dihormati, dipercayai dan diiktiraf sebagai anggota profesional?

2. Bagaimana mendidik warga universiti supaya memahami fungsi, bidang kuasa dan batas tanggungjawab Jabatan Keselamatan?

Jabatan Keselamatan tidak boleh mengharapkan penghormatan hanya kerana anggotanya memakai uniform atau mempunyai kuasa menguatkuasakan peraturan. Penghormatan perlu dibina melalui kecekapan, tingkah laku, ketegasan yang adil dan kualiti perkhidmatan.

Masa yg sama, jabatan perlu berusaha membetulkan salah faham masyarakat terhadap tugas keselamatan.

1. Membina penghormatan terhadap anggota keselamatan universiti

Bidang	Cadangan tindakan
Penampilan	Pastikan uniform kemas, kebersihan diri terjaga dan anggota menunjukkan disiplin kerja yang tinggi.
Pengetahuan	Setiap anggota mesti memahami SOP, peraturan universiti, bidang kuasa dan tanggungjawab sendiri.
Kemahiran	Latih anggota dalam komunikasi, kawalan trafik, pengendalian konflik, perkhidmatan pelanggan, penulisan laporan dan tindakan kecemasan.
Sikap	Bersopan, membantu dan menghormati semua orang, tetapi tegas apabila melaksanakan peraturan.
Penguatkuasaan	Laksanakan peraturan secara konsisten tanpa mengira pangkat, jawatan atau kedudukan seseorang.
Penyeliaan	Pegawai dan penyelia mesti turun padang, membimbing serta membetulkan kelemahan anggota.
Pengiktirafan	Hargai anggota yang menunjukkan prestasi, integriti dan perkhidmatan cemerlang.
Komunikasi	Hebahkan peranan, pencapaian dan sumbangan Jabatan Keselamatan kepada warga universiti.

Satu perkara yang sangat penting: Jangan biarkan anggota dipermalukan ketika menjalankan tugas

Bayangkan seorang pengawal menghalang kenderaan yang tidak mempunyai pelekat masuk.

Pemandu tersebut mungkin seorang pensyarah kanan atau pegawai universiti. Beliau marah dan menghubungi seseorang yang lebih tinggi kedudukannya.

Akhirnya, pengawal diarahkan membenarkan kenderaan masuk tanpa penjelasan yang munasabah.

Apakah mesej yang diterima oleh pengawal tersebut?

Dan apakah mesej yang diterima oleh orang ramai yang menyaksikannya?

Peraturan boleh diketepikan apabila seseorang mempunyai kedudukan atau pengaruh.

Keadaan seperti ini boleh merosakkan kewibawaan anggota dan Jabatan Keselamatan.

Sebab itu, pihak pengurusan universiti perlu menyokong anggota yang melaksanakan tugas secara sah, sopan dan mengikut SOP. Jika anggota melakukan kesalahan, tindakan pembetulan juga mesti dibuat secara adil.

2. Mengubah persepsi warga universiti yang menganggap mereka tahu segala-galanya tentang keselamatan

Tuan, dalam pengalaman pengurusan keselamatan, perkara ini memang mencabar.

Apabila berlaku kehilangan telefon, orang mencadangkan supaya pengawal sentiasa meronda.

Apabila berlaku kecurian motosikal, ada yang mencadangkan supaya pengawal menjaga setiap kawasan parkir.

Apabila berlaku kesesakan trafik, ada yang mahu pengawal ditempatkan di setiap simpang.

Cadangan tersebut mungkin dibuat dengan niat baik. Namun, tidak semua cadangan sesuai, praktikal atau berada dalam bidang kuasa Jabatan Keselamatan.

Saya mencadangkan beberapa pendekatan berikut.

A. Terangkan fungsi sebenar Jabatan Keselamatan

Jabatan Keselamatan perlu menyediakan satu dokumen ringkas bertajuk:

“APA YANG JABATAN KESELAMATAN BOLEH DAN TIDAK BOLEH LAKUKAN?”

Dokumen ini boleh menerangkan perbezaan antara tanggungjawab jabatan, tanggungjawab pengguna dan tanggungjawab pihak berkuasa.

Contohnya:

Situasi	Peranan Jabatan Keselamatan	Tanggungjawab pengguna
Telefon hilang	Menerima laporan, membantu siasatan dalam bidang kuasa dan merujuk kepada polis jika perlu	Menjaga dan menyimpan barang sendiri
Kecurian motosikal	Rondaan, kawalan kawasan, semakan CCTV dan bantuan siasatan	Mengunci motosikal dengan baik
Pelawat masuk	Menguatkuasakan prosedur kawalan akses	Mematuhi pendaftaran dan arahan
Kesesakan trafik	Mengurus aliran trafik dalam kawasan yang ditetapkan	Mematuhi arahan dan peraturan jalan
Kebakaran	Membantu respons kecemasan mengikut latihan dan pelan universiti	Mematuhi arahan pemindahan dan tidak menghalang laluan

Dokumen ini bukan untuk melepaskan tanggungjawab jabatan, tetapi untuk menjelaskan pembahagian tanggungjawab secara profesional.

B. Wujudkan program Security Awareness untuk seluruh universiti

Jangan hanya melatih pengawal keselamatan.

Pensyarah, pegawai pentadbiran, kakitangan sokongan dan pelajar juga perlu memahami asas keselamatan.

Antara perkara yang patut diterangkan ialah:

• Mengapa kawalan akses diperlukan.

• Mengapa pengawal meminta pengenalan diri.

• Mengapa sesetengah kawasan mempunyai sekatan.

• Mengapa CCTV tidak mampu mencegah semua kejadian.

• Mengapa setiap individu perlu menjaga harta sendiri.

• Bagaimana membuat laporan keselamatan yang betul.

Latihan tidak perlu panjang. Taklimat 15–20 minit semasa orientasi pelajar, induksi pekerja atau mesyuarat jabatan pun boleh memberi manfaat.

C. Jawab kritikan dengan fakta, bukan emosi

Apabila menerima cadangan yang kurang praktikal, jangan terus menjawab:

“Awak tak faham kerja keselamatan.”

Sebaliknya, gunakan pendekatan profesional.

Contohnya:

“Terima kasih atas cadangan tersebut. Kami memahami kebimbangan yang dibangkitkan. Walau bagaimanapun, penempatan anggota keselamatan perlu mengambil kira tahap risiko, kekuatan anggota, keutamaan tugas dan keperluan operasi. Kami akan menilai cadangan ini berdasarkan faktor-faktor tersebut.”

Jawapan seperti ini menunjukkan jabatan mempunyai asas profesional dalam membuat keputusan.

D. Dedahkan warga universiti kepada realiti operasi keselamatan

Saya mencadangkan program ringkas seperti “Kenali Jabatan Keselamatan Anda”.

Warga universiti boleh diberikan penerangan tentang:

• Fungsi bilik kawalan keselamatan.

• Bagaimana rondaan dirancang.

• Bagaimana laporan kejadian dikendalikan.

• Mengapa kawasan tertentu diberi keutamaan.

• Perbezaan antara keselamatan fizikal, pencegahan jenayah dan penguatkuasaan.

• Bagaimana penilaian risiko mempengaruhi keputusan operasi.

Penerangan ini perlu bersifat umum tanpa mendedahkan jadual rondaan terperinci, kelemahan sistem atau maklumat keselamatan sensitif.

Tujuannya bukan untuk menunjukkan betapa sibuknya pengawal, tetapi untuk membina kefahaman bahawa pengurusan keselamatan ialah satu bidang profesional yang memerlukan pengetahuan, pertimbangan risiko dan keputusan operasi.

3. Peranan Pengarah Keselamatan dan pengurusan universiti

Saya melihat tiga tindakan yang perlu diberi perhatian oleh kepimpinan Jabatan Keselamatan.

Pertama — Bina kecekapan sebelum menuntut penghormatan.

Anggota mesti benar-benar memahami tugas, menunjukkan disiplin dan memberi perkhidmatan yang baik.

Kedua — Dapatkan sokongan pengurusan tertinggi.

Naib Canselor, pendaftar, dekan dan ketua jabatan perlu menunjukkan teladan dalam mematuhi peraturan keselamatan.

Ketiga — Jadikan komunikasi sebahagian daripada operasi keselamatan.

Terangkan dasar, dengar aduan, jawab kritikan dengan fakta dan maklumkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

4. Bagaimana mengukur perubahan persepsi?

Jabatan boleh menjalankan tinjauan ringkas setiap enam bulan menggunakan skala 1 hingga 5.

Contoh instrumen penilaian persepsi warga universiti

1 = Sangat tidak setuju · 5 = Sangat setuju

1. Anggota keselamatan melayan warga universiti secara profesional. 3/5

2. Anggota keselamatan menguatkuasakan peraturan secara adil. 3/5

3. Saya memahami peranan dan bidang kuasa Jabatan Keselamatan. 3/5

4. Saya yakin Jabatan Keselamatan mengambil tindakan terhadap aduan. 3/5

5. Saya berasa selamat ketika berada di kawasan universiti. 3/5

Purata contoh penilaian

3.0 / 5

Set semula

Ini ialah contoh interaktif untuk merangka soal selidik, bukan hasil kajian sebenar. Dalam pelaksanaan sebenar, respons pelbagai kumpulan warga universiti perlu dikumpulkan dan dianalisis.

Selain soal selidik, jabatan boleh memantau aduan yang berulang, masa penyelesaian aduan, pematuhan SOP dan maklum balas terhadap layanan anggota.

Kesimpulan

Jabatan Keselamatan tidak perlu berusaha menjadikan semua orang suka kepada pengawal keselamatan. Sebaliknya, jabatan perlu memastikan semua orang mempunyai sebab yang kukuh untuk menghormati dan mempercayai mereka.

Begitu juga dengan warga universiti yang gemar mengkritik. Kita tidak perlu menutup ruang kritikan kerana kadangkala cadangan orang awam boleh membantu mengenal pasti kelemahan yang terlepas pandang.

Tetapi setiap cadangan mesti dinilai berdasarkan risiko, kemampuan, bidang kuasa, SOP dan keperluan operasi, bukan semata-mata kerana seseorang itu mempunyai kedudukan atau paling lantang bersuara.

Akhirnya, pengurusan persepsi yang berkesan perlu bergerak dalam dua arah:

Jabatan Keselamatan meningkatkan profesionalisme anggota, manakala warga universiti meningkatkan kefahaman dan tanggungjawab mereka terhadap keselamatan.

Apabila kedua-duanya bergerak seiring, penghormatan dan keyakinan akan terbina secara lebih semula jadi.

RASUAH: MENGAPA KITA HANYA MELIHAT PENERIMA, BUKAN PEMBERI?

PERMASALAHAN

Hari ini, apabila rakyat Malaysia berbual tentang rasuah, perhatian sering tertumpu kepada kerajaan, pemimpin politik dan penjawat awam.

Tidak salah. Mereka memegang amanah rakyat dan wajar dipersoalkan apabila berlaku penyelewengan.

Tetapi ramai tertanya-tanya, mengapa kita kurang bercakap tentang pihak yang memberi rasuah, termasuk ahli perniagaan dan kartel yang mahu mendapatkan keuntungan melalui jalan yang salah?

Cuba fikir. Mengapa seseorang sanggup menawarkan wang yang banyak kepada pihak tertentu?

Sudah tentu ada sesuatu yang diharapkan sebagai balasan.

Mungkin mahu mendapatkan kontrak, mempercepat kelulusan, mengelakkan tindakan penguatkuasaan atau menyingkirkan pesaing perniagaan.

Bagi pihak yang tidak bertanggungjawab, rasuah mungkin dianggap sebagai kos menjalankan perniagaan. Mereka mengeluarkan sejumlah wang dengan harapan memperoleh keuntungan yang jauh lebih besar.

Siapa yang akhirnya menanggung akibat?

Rakyat juga.

Projek mungkin menjadi lebih mahal, persaingan perniagaan tidak lagi adil, mutu perkhidmatan boleh terjejas dan wang awam berisiko dibazirkan.

Saya tidak mengatakan semua ahli perniagaan terlibat dalam rasuah. Ramai yang menjalankan perniagaan secara jujur dan berintegriti.

Namun, kita tidak boleh menafikan bahawa rasuah mempunyai dua sisi penting: pihak yang memberi dan pihak yang menerima.

Jika kita hanya mengecam penerima tetapi kurang memberi perhatian kepada pemberi, kita mungkin terlepas pandang pihak yang merancang, membiayai dan mendapat manfaat daripada sesuatu urusan rasuah.

Rasuah bukan sekadar masalah individu yang menerima wang. Ia juga boleh menjadi masalah sistem yang membenarkan pihak tertentu membeli pengaruh dan keistimewaan.

CADANGAN

Usaha membanteras rasuah perlu memberi perhatian yang seimbang kepada pemberi, penerima dan pihak yang mendapat manfaat.

Penyiasatan wajar meneliti aliran wang, pemilikan syarikat, hubungan perniagaan dan kemungkinan pakatan yang memanipulasi keputusan.

Proses perolehan kerajaan pula perlu lebih telus, mempunyai kawalan dalaman yang berkesan dan tertakluk kepada audit bebas.

Syarikat mesti bertanggungjawab memastikan pekerja serta wakil mereka tidak menggunakan rasuah untuk mendapatkan perniagaan.

Pada masa yang sama, pemberi maklumat yang bertindak dengan jujur perlu mendapat perlindungan sewajarnya.

Paling penting, penguatkuasaan mesti adil dan berasaskan bukti, tanpa mengira pangkat, kedudukan atau kekayaan.

Jika kita benar-benar mahu membanteras rasuah, jangan hanya bertanya siapa yang menerima.

Tanya juga siapa yang memberi, mengapa mereka memberi dan siapa sebenarnya yang mendapat keuntungan.

Sebagai asas perundangan, Akta SPRM 2009 merangkumi kesalahan memberi dan menerima suapan. Seksyen 17A pula memperuntukkan liabiliti organisasi komersial dalam keadaan tertentu apabila rasuah dilakukan untuk memperoleh atau mengekalkan perniagaan atau kelebihan perniagaan. Klik sini.

PENGURUSAN PERSEPSI

Dalam kehidupan seharian, kita sering membuat penilaian berdasarkan apa yang dilihat, didengar dan dialami. Kadangkala penilaian itu tepat, tetapi ada kalanya jauh daripada keadaan sebenar. Inilah yang dinamakan persepsi.

Dalam sesebuah organisasi, persepsi memainkan peranan penting kerana ia mempengaruhi keyakinan, kepercayaan dan tingkah laku seseorang.

Ambil contoh dalam bidang keselamatan. Sebuah bangunan mungkin mempunyai CCTV, pengawal keselamatan dan sistem kawalan akses yang lengkap. Namun, jika pengawalnya tidak berdisiplin, kawasan kelihatan terbiar atau pelawat bebas keluar masuk, orang ramai mungkin tetap berasa tidak selamat.

Sebaliknya, pengawal yang kemas, mesra tetapi tegas, kawasan yang bersih, pencahayaan yang baik dan prosedur yang teratur boleh meningkatkan keyakinan orang ramai.

Inilah prinsip penting dalam pengurusan persepsi: bukan sahaja selamat, tetapi mesti kelihatan dan dirasakan selamat.

Walau bagaimanapun, persepsi tidak boleh diurus melalui penampilan atau publisiti semata-mata. Keselamatan yang kelihatan meyakinkan mestilah disokong oleh sistem, tindakan dan penguatkuasaan yang benar-benar berkesan.

Pihak pengurusan juga perlu mendengar aduan, memberikan penjelasan yang jujur dan mengambil tindakan terhadap kelemahan yang dikenal pasti.

Jangan hanya sibuk mempertahankan imej organisasi sedangkan masalah sebenar masih belum diselesaikan.

Pengurusan persepsi yang baik bukan bertujuan memperdayakan orang supaya percaya bahawa semuanya baik. Sebaliknya, ia memastikan apa yang dilihat dan dirasakan selari dengan keadaan sebenar.

Akhirnya, kepercayaan tidak dibina melalui kata-kata semata-mata, tetapi melalui pengalaman, ketelusan dan tindakan yang konsisten.