Kawalan Akses. Mengawal pergerakan staf amat sensitif. Ada yang tidak faham, langsung membebel. Susunatur pejabat mesti dirancang supaya kawalan ini menjadi satu pergerakan yang semula jadi. Kesannya, staf dan pelawat tidak perasan ada kawalan ketat yang sedang berlaku.
Umpamanya, ada bilek mesyuarat di luar kawasan pejabat. Tetapi ada juga bos besar mahu pejabat mereka ada pintu khas untuk masuk bilek mesyuarat. Dari sini kita lihat 'tetamu khas' bebas memasuki pejabat yang sangat terkawal, termasuk tukang gunting rambut, staf katering, dan tukang jahit.
Isu nya di sini ialah kelemahan manusia. Namun, kita sendiri pun ada kelemahan ini..ingin selesa.
Selain itu, perlu ada bilek bincang, bilek temuduga, bilek mesyuarat, bilik persembahan, surau dan auditorium di tingkat khas dan yang tidak memerlukan kawalan keselamatan yg ketat.
Ada sebuah syarikat Amerika di KL, sehinggakan bilek latihan pun berada di 'ground floor'. Apa lagi bilik temuduga dan lain-lain. Mereka memberi keutamaan kepada keselamatan bermula dari design bangunan lagi.
Jika semua tempat yg tidak rahsia ini berada di 'kawasan bebas', maka kawasan yg perlu lebih kawalan, mudah dikawal. Ia tidak tercampur dgn kawasan bebas. Maknanya, bos besar pun boleh ubah jadual bertemu dgn tetamu pada waktu pagi atau petang, dan mesyuarat dalaman sebaliknya.
Di antara cara mengawal pergerakan ialah dgn mengadakan 'pejabat pos' di kawasan bebas. Sebagaimana kita semua maklum, ada segelintir penghantar surat 'panjang tangan'. Jika mereka hanya boleh hantar surat dan bungkusan di pejabat pos ini, semua kawasan lain akan lebih selamat.
Pengecualian adalah surat berdarjah [classified document] di mana ia perlu dihantar terus kepada penerima. Dokumen seperti ini hanya dihantar oleh individu tertentu, bukan sebarang 'budak dispatch'.
Jika kita lihat pejabat pejabat di Putrajaya, apabila anda dapat menembusi pintu utama di kawasan lif [contohnya tingkat 10], anda telah bebas di setiap pejabat di tingkat tersebut. Sebenarnya hampir semua susunatur pejabat kita serupa itu.
Untuk mengatasi masalah ini ialah dengan memasang EM Lock di setiap kawasan tertentu. EM Lock ini mempunyai satu kelemahan yang amat berisiko. Sila periksa selalu.
Jika terdapat pelawat atau tetamu khas, mereka mesti diiringi oleh pengawal, masuk dan keluar. Jika tiada pengawal, pegawai yg terima tetamu bertanggungjawab untuk hantar keluar tetamu beliau.
Jika susunatur pejabat dibuat dengan baik, kawalan akses menjadi sangat mudah.
Jika terdapat pelawat atau tetamu khas, mereka mesti diiringi oleh pengawal, masuk dan keluar. Jika tiada pengawal, pegawai yg terima tetamu bertanggungjawab untuk hantar keluar tetamu beliau.
Jika susunatur pejabat dibuat dengan baik, kawalan akses menjadi sangat mudah.
Budaya kita pula mahu carta organisasi, mahu foto, mahu papan tanda, nama dan jawatan di pintu termasuk bilik stor, bilik komputer dan apa saja. Bukankah ini amat berisiko?
Ringkasnya, kawalan akses bukan hanya guna pin number, atau teknologi lain sahaja. Ia meliputi pelan kedudukan pejabat, jadual mesyuarat, mengadakan pejabat pos dll. Semua ini hanya bertujuan mengurangkan risiko dan memudahkan kawalan keselamatan.
keselamatan dokumen
http://managementoldstyle.blogspot.my/2014/05/keselamatan-dokumen.html
